Проверка отдела закупок: понять, найти и устранить слабые места

Одной из самых важных структур предприятия является отдел закупок/снабжения. Эффективность работы этого звена влияет на всю работу компании и формирует финансовый результат деятельности. Поэтому, если владельцы бизнеса хотят контролировать, на что тратятся средства, как организованы процессы в сфере снабжения, им нужно регулярно проверять работу данного подразделения.

Наша компания – признанный профессионал в области экономической безопасности бизнеса, более 10 лет работающий в данном направлении в Москве. Мы предлагаем свои услуги для аудита отдела снабжения вашего предприятия и гарантируем его максимальную результативность.

Аудит отдела закупок: зачем и для кого

Как свидетельствует практика, потери компаний от неэффективно организованной работы сферы снабжения могут составлять порядка 5-35% прибыли. Отсюда становится понятно, почему важно знать, насколько грамотно налажены процессы в закупочной сфере, в чем состоят недоработки и просчеты, как оптимизировать деятельность этого подразделения.

Специфика данного отдела подчас способствует тому, что не совсем добросовестные и не очень честные сотрудники злоупотребляют должностным положением и запускают мошеннические схемы, обогащаясь за счет компании и приводя ее к убыткам.

Проверка всех уровней работы структуры снабжения обеспечит картину реального положения, позволит разработать мероприятия по оптимизации и избежать убытков.

Для этого нужно отладить три главных элемента:

• структуру внутренних процессов;
• распределение ответственности между сотрудниками;
• систему показателей на каждом этапе деятельности.

При этом особенно важно четко и однозначно распределить ответственность за каждый процесс: недопустимо, чтобы за одно направление работы отвечало несколько человек. По мнению экспертов, в этом случае ответственности не несет никто.

Кому необходима проверка закупочной сферы?

В четко работающей системе закупок заинтересована вся вертикаль руководителей:

1. Учредитель. Собственник с помощью проверки получает объективную картину причин и источников убытков, устранение которых поможет увеличить прибыль и не терять свои средства. Также эти данные служат эффективным рычагом разработки стратегии деятельности и дают в руки критерии, по которым можно вести контроль работы руководителей своей компании.
2. Директор. Управление отделом снабжения в общей структуре компании становится эффективнее, если обнаружены слабые места, просчеты и недостатки в его работе. Директор наладит четкую, результативную текущую деятельность подразделения.
3. Руководитель службы снабжения. Непосредственное управление отделом с учетом данных проверки – это повышение эффективности работы каждого направления, от взаимодействия с поставщиками, налаживания логистических процессов до формирования цен, управления ассортиментом и т.д. Точки контроля, показатели, четкая ответственность сотрудников способствуют повышению эффективности работы отдела закупок.

Также аудит отдела снабжения важен и для его сотрудников: таким образом они видят, для чего работают, какую роль в общей структуре предприятия играет их подразделение, какие ресурсы направляются в нее. Сотрудники, владеющие информацией такого рода, не только работают более эффективно, но и заинтересованы в повышении результативности процессов отдела в целом.

На какие вопросы отвечает аудит

Профессиональная проверка закупочной деятельности дает ответы на самые важные вопросы, касающиеся работы отдела снабжения:

• есть ли мошеннические схемы, созданные сотрудниками;
• каков уровень поставщиков, нет ли среди них недобросовестных;
• насколько оправданы закупочные цены на товары, соответствуют ли они средним по рынку;
• насколько прозрачна и эффективна система снабжения;

С целью получения данных в ходе проверки специалисты-аудиторы пользуются различными методами и приемами. Так, проводится сбор сведений по ценам у поставщиков, выполняются контрольные закупки. Анализируются цены за определенный период, по которым службой снабжения приобретались товары или другая продукция. Изучаются договоры, документация, проводится инвентаризация на складах и другие мероприятия.

В результате аудита клиент получает отчет, в котором представлена объективная картина системы закупок в компании, предлагаются рекомендации по оптимизации, устранению недостатков и нарушений по каждому направлению, в т.ч. с поставщиками.

Аудит отдела закупок бывает полезен и тогда, когда в компании есть собственная служба контроля закупок. Независимая проверка даст свежий взгляд на имеющуюся систему, поможет найти слабые места, устранить или оптимизировать неэффективно работающие процессы.

Мы проведем профессиональную проверку системы снабжения вашего предприятия, соблюдая полную конфиденциальность и находясь строго в правовом поле. Присылайте заявку на сайте, на электронную почту, позвоните нам или закажите обратный звонок для начала сотрудничества.

Цена проверки отдела закупок